到目前为止,SynControl的团队已经帮助数十家公司通过实施我们的 质量检查软件. 我想我会写一些我们在这一过程中学到的经验教训。我已将我们的最佳实践浓缩为8条“规则”,供制造商和买家在执行新软件实施和流程更改时遵循。新利真人网
如果你计划采用软件(例如新的ERP或PLM系统)并数字化你的过程,这将帮助你设定正确的期望和适当的项目人员。
(注意:对于费用跟踪工具(如Expensify)来说,这可能有些过分,因为它的流程更改非常少。)

规则1:只有你自己知道自己的具体情况和需求。从这开始。

不同组织的运作往往有相似之处,但也有明显的差异。以书面形式澄清您的需求(尽可能使用流程图和泳道图)或为此目的聘请顾问至关重要。作为奖励,您可能需要检查您的流程是否可以优化或简化…
如果你需要外部帮助,你可以雇一个 系统集成商 (通常是确保您的系统能够很好地协同工作的最佳选择),或者在用户需要什么方面具有深厚专业知识的顾问(如果您希望同时深入地更改您的流程,则通常是最好的顾问)。
一旦完成了这个初始计划,您就可以更好地评估潜在的解决方案并选择最适合您需求的方案。
永远要从自己的需要开始。一个常见的错误是被销售人员的宏大愿景所诱惑,而这个愿景对你的公司来说可能是不现实的或不理想的!
在查看现有解决方案的工作方式的同时,记录未来(改进的)流程通常是有意义的。它是 更高效的 它避免了过度定制的陷阱(参见下面的规则6)。

规则2:您需要定义特殊情况,然后使用真实数据安排测试。

这对于您的员工来说可能会很困难,特别是如果他们没有将您的流程作为一个整体来看待,并且他们已经在您的公司工作了很多年。同样,咨询师可以提供帮助。
我发现许多经理对员工的工作方式并不熟悉。当我们和做这项工作的人交谈时,他们经常问“它能做到吗?”和“如果那样怎么办?”类型的问题。那太好了——他们正在考虑特殊的情况并告诉你!
在此过程中,软件供应商可能会问您问题,并引导您走向正确的方向,但您的员工需要深入参与。这就引出了下一个重点。

规则3:您需要分配关键用户并释放他们的一些时间。

这些用户需要熟悉当前的流程,能够理解并伴随变化——您必须为他们腾出一些时间。
是的,这意味着你需要挑选一些最聪明的人,重新分配他们的日常工作。从长远来看,一个经过深思熟虑的系统实现对你的公司是非常有价值的!
花在这个新项目上的时间会有所不同。在中型公司的标准SynControl入职培训中,办公室员工总共需要8个工作日,分散在3周内。对于像SAP这样的沉重的ERP,对很多员工来说是数周的工作。
这些关键用户需要接受培训,了解新解决方案如何在他们的业务功能领域工作,他们将提供反馈,他们将运行测试,然后他们将向同事展示它是如何工作的。在新系统就位后的最初几周也要计算一些时间。
理想情况下,这个项目还会有一个“冠军”——一个很受尊敬的人,他了解这个组织,并且有很高的动力去取得成功。

规则4:分阶段思考,当心“大爆炸”。

您最不希望看到的是严重的操作中断,用户无法完成他们的日常工作。小步走,降低风险。

对于我们处理的简单入职培训,以下顺序通常是有意义的:

  • 公司分享他们当前的模板,他们当前的清单(如果有的话)等等,并描述他们的工作方式。细节越多越好。
  • 阶段1 -每天让2-5个用户使用新系统,做他们最常做的1 - 2种工作。让这个过程从头到尾地工作(例如,从数据导入到统计数据和问题管理)。找出问题,记录下它是如何工作的。
  • 第2阶段–向这1或2类作业的所有其他用户过渡,并处理另一类作业。同样,要让它顺利工作并记录下来。
  • 第三阶段-根据需要,在另一种工作上与第二阶段相同。
对于复杂的实施(成本超过50000美元),步骤通常如下所示:
  1. 初步规划-澄清需求,了解关键用户,编写和批准规格和报价等研讨会。这通常是供应商选择的最后阶段(其中包括一些其他的前面的步骤)。
  2. 可行性研究——仅在软件供应商承诺(或被要求)实现技术上具有挑战性的项目的情况下进行。
  3. 选择要实现的第一个模块——一次性更改所有流程通常是不现实的。重要的是,要保持用户的沉浸感,与当前的过程相比,要避免任何倒退(例如给他们更多的手工工作)。
  4. 定制和配置-系统集成商和/或供应商和/或其他系统,将不得不与新软件的接口需要作出改变。
  5. 启动项目,并确保所有相关方了解新解决方案的好处。
  6. A组的试点项目——让一些用户在新系统中运行测试数据,
  7. B组试点项目等
  8. 根据需要进行进一步的定制和配置,
  9. 测试–在循环中重复,直到所有基本流程都可以运行,并且所有频繁的“特殊情况”都可以处理。
  10. 培训和“上线”——例如,每个人都不再使用Excel,而是使用新工具——这通常包括一些故障排除,
  11. 阶段2——对于其他要实现的模块,再次开始步骤3到步骤10。
  12. 第三阶段-与第二阶段相同。

规则5:需要进行项目管理。

当顾问/系统集成商,他们通常会花15 - 25%的时间做项目管理:保持适用和更新计划,提醒用户的最后期限,检查里程碑已经完成,看问题和思考最好的回应,提醒人们同意的范围,等等。
不要低估这将花费的时间,也不要认为软件供应商会免费这么做。例如,我们在入职期间和有限的时间内为此分配了一些时间,之后我们仍然免费做一些工作,但在一定的范围内,并且只有在客户确实在做他们的工作时才这样做。

规则6:尽可能避免过度定制。

一些客户喜欢问“这可能吗?”,是的,通常一切都可能……然而,这并不意味着所有的想法都是好的。
这里我想强调两点。
首先,当涉及到繁重的软件实现时(想想ERP系统),越多的定制越昂贵,当底层代码升级时,就会导致更多的重做需求。我曾见过许多公司坚持使用旧版本,因为“我们支付了大量定制费用,但这些费用并不适用于新版本,我们不得不再次支付所有费用,并再次经历痛苦的测试等等。”

其次,好的软件通常有一个逻辑——我们可以称之为“对事情应该如何做的意见”。如果你正在评估一个解决方案,而这个解决方案往往会让你朝着一个你不喜欢的方向发展,那么不要要求他们采用完全不同的逻辑。你只是看错了系统。

这条规则的一个推论是,只要更高复杂性的方法没有带来多少好处,就选择低复杂性的解决方案。通过直接将接口拉入和推入其他数据库,我们一直可以看到这一点。在90%的情况下,通过导入和导出Excel文件可以获得非常相似的结果(无需跳过安全限制,无需让昂贵的ERP顾问完成需要调整更多费用的工作,等等)。

规则7:这是过程变更,需要涉及管理层。

“以身作则”是一个常见的短语,但我并不经常看到这种行为。如果作为经理,你对新工具没有多大兴趣,甚至不能执行其中最重复和最基本的功能,你的团队就会注意到。
正如我在上面所写的,选择聪明的人,如果可能的话,选择在多个组织中积累经验的人作为关键用户。
同时,适当地激励团队。成功采用用户的kpi之一。正式地向他们表示祝贺或举办一个聚会。你可以做很多事情来激励人们。
你真的想要避免来自高层的命令和一个“太忙而不能工作”的团队。

规则8:定义什么是“成功”,并衡量它(之前/之后)。

在SynControl的例子中,我们的客户经常想要一些有形和直接的好处:
  • 腾出办公室里的一个人
  • 对日常工作有更大的控制力和可见度
  • 能够拉出数据,并以一种有用的形式可视化它们的工作
所有这些都很容易跟踪和确认,比如,在入职结束后3个月。
当管理者雄心勃勃时,他们也希望微调流程,并显示出时间节约(和直接成本节约)。这也是可能的,但“如何”需要从一开始就向各方明确。

正如我在上面所写的,将这些也作为内部团队的kpi。如果他们没有动力去实现这些结果,他们会有帮助吗?

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我希望所有这些都是有帮助的。你可能听说过,就像我们听说过的,失败的实现花费了几十万美元的费用和很长一段时间的主要干扰。遵守这些规则将会提高你的成功的机会。
您对处理新的软件实现或过程变更有什么具体的问题吗?也许我们能帮上忙?你可以随意留言,或者联系我们进行秘密讨论。

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