如果您是欧盟的进口商,您是否意识到与产品合规相关的义务?你知不知道,你需要把你投放市场的每一种产品的技术档案保存至少10年?

在这篇文章中,我们将给你一些技术文件指导来帮助你保持兼容,并将展示如何SynControl质量检查软件可以为您处理构建和保存文件的任务……

你应该跟踪产品的符合性吗?

在技术文件中你需要用到的基本字段有:

  • 产品名称和唯一标识符
  • 供应商名称
  • 状态(已接受,等待一些文件…)
  • 该产品在市场上发布的日期
  • 技术文件过期
  • 在以后的搜索中您可能需要的任何关键字(如果您购买大量sku,这将特别有价值)

好吧,但我不是欧盟成员国。这对我有影响吗?

如果你在欧盟以外,你现在可能不会担心,但在未来几年,这样的记录可能会成为一项要求。整理好你的文件总是一件好事。尤其是在美国,丢失文件会被视为疏忽的标志,可能会导致你的责任激增。

那么SynControl的产品遵从功能是如何工作的呢?

在SynControl中,这些字段在技术文件夹列表中显示为标题:

您还需要组织您的技术文件(想想“章节”)。下面是小节和子小节的例子:

显然,这需要根据您购买的产品类别进行配置,以及在国家市场监督当局来访时,您需要向他们展示什么。

我真的需要质量检测软件吗?

不。您可以为此使用一个Excel文件,并将其链接到共享驱动器上的一个文件夹。对于一些产品来说,这完全没问题,但需要注意的是,它很快就会变得很麻烦。

这是一个例子。如果你在Excel文件中管理产品遵从性,你将能够将一些工作“委托”给你的供应商和服务提供商。

工作流可以这样设置:

  1. 打开一个新的技术文件并选择需要的文档。
  2. 您要求供应商或您的测试实验室合作伙伴上传一些文件。
  3. 由于这些文件已经上传,所以是“新”的,审核后可以设置为“已接受”。
  4. 您可以跟踪谁在何时上传了什么文档,以及他们写了什么评论。
  5. 通过简单的搜索,您可以在将来的任何时候轻松地检索这些信息。

使用手动产品法规遵循管理系统的风险

然而,使用像Excel表格这样的手动法规遵循管理解决方案的风险是:用户可能会打字,或者可能太忙而忘记更新它。在这种情况下,你可能找不到你需要的东西。

一个好的搜索和过滤功能是非常重要的.这里有两个例子:

    • 您可能需要过滤所有文件,并找到那些“等待上传”的文件,以便推动供应商。
    • 你可能需要搜索和定位一个文件非常快,如果有一个问题和/或市场监督当局来敲你的门。
    • 您可能希望按过期日期过滤文件,以便在为时已晚之前采取行动。

如果那个IT工具是你的质量检查软件,工厂审核和产品检验报告将自动成为技术文件的一部分。没有更多的查看电子邮件消息!

你说…

您是在使用手动合规系统,还是根本不使用?你有什么问题或顾虑?
请在下方留言让我们知道,我们很乐意回应。


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