多年来,我注意到,许多采购办公室和贸易公司对改变其质量控制检查程序犹豫不决。事实上,他们的质量控制流程已经多年没有改变了。

很多时候,最后的重大举措是检查人员开始对Microsoft Word进行报告。除此之外,他们还停留在一个很久以前就建立起来的过程中,远远落后于当今技术所允许的。

采购员和会计采用了ERP和/或专门的生产力软件,但质量部门的过程很少以这种方式得到支持。

不要误解我的意思——使用电子邮件和Word/Excel文档本身不是问题。但你能从下面的图表中看出你的过程吗?

让我们把痛点一个一个地讲一遍。

在办公室过多的手工操作

以下是几个例子:

  • 收集信息,然后通过电子邮件发送给检查员
  • 通过Outlook发送电子邮件,推动供应商确认日期
  • 在Excel中保存一个检查计划,并不断重复检查以避免错误

正如ERP自动化了采购请求、采购订单发布、发货订单发布等过程一样,专业质量检测软件可以处理大多数办公流程—既可以使其自动化,又可以消除错误

有些信息会丢失,有些分数会被漏掉

您是否有时忘记将某些文件(例如产品的照片或生产样品的评论)发送给检验员?

检验员是否有时会忘记检查某一点(例如纸箱一侧的唛头)?

检查人员有时会忘记在他们的报告中包括某些发现,即使他们拍了照片?

我打赌这一切听起来你都很熟悉。这些是质量检查过程中严重缺陷的迹象。

员工逐渐养成了走捷径的习惯

可悲的事实是,大多数中国检查员多年来养成了坏习惯。例如,他们挑选最方便打开的纸箱,然后取出纸箱中最容易打开的部分。

有一个一长串快捷方式只要考虑到计数和取样过程,他们就可以采取行动。如果抽样不正确,检验结果就没有多大意义!

管理检查员的难度

你知道你的外勤人员目前是否在跟踪你的检查程序?也许不是。让我们来回顾一下你可能遇到的一些糟糕的惊喜:

  • 他们可能会晚到工厂,加速工作;
  • 他们甚至可能不去工厂,根据旧照片和供应商发送的照片编写报告;
  • 他们可能对工厂过于友好,让一些问题没有报告;
  • 他们可能会对供应商施加很大压力,希望得到红包;
  • 他们可能会在早上匆匆忙忙地检查你,然后在下午再找个自由职业者(大多数第三方检查公司使用自由职业者检查员,其中许多人在采购办公室有一份稳定的工作)。

供应商干预的可能性

一旦QC检验员完成了一项工作,他应该写下他的发现,然后向工厂代表解释,对吗?

不幸的是,在许多情况下,供应商可以在将最终结果发送到办公室之前“协商”和争议一些问题。我们看了这个问题工厂合作以前深入研究过。

报告时间过长

大多数检查员每晚花1-2小时用Word或Excel编写报告。那纯粹是文书工作。时间不是免费的…在中国没有什么是免费的!

如果您的报告模板需要大量的细节和照片,检查员在一天中只能检查几个SKU。

很多报告是在晚上10点以后发送的,这样很难联系到供应商代表。问题必须等到第二天才能解决,即使是紧急的修理和发货。

对供应商的表现缺乏可视性和经常性问题

减少质量控制预算的最佳方法是什么?与更好的供应商合作。衡量每个供应商在一段时间内的可靠性是至关重要的。你会做吗?

同样,你是否对反复出现的问题有看法?如果你不这样做,你可能就无法对制造商施加压力,让他们一劳永逸地解决这些问题。这可能会给您的公司带来额外的质量问题、成本和延迟。

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很抱歉我写了这么多恐怖故事。我希望能让您认识到,你们的质量控制程序可能不合适,可能需要彻底检修。

你觉得呢?我是不是忘了提一些其他的问题?

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